זמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר שלנו וניהול זמן נכון הכרחי לכל עסק ובמיוחד לעסק המושתת על ביקורים של לקוחות ועל קביעת תורים.
באם אינך מנהל את זימון התורים ואת הגישה לרשומות הלקוחות באופן יעיל – אתה עלול למצוא עצמך בבעייה: טעויות ברישום תורים, כפילויות, בזבוז זמן על השארת הודעות הדדית... הצטברות של "ממתינים" בקליניקה, בזבוז זמן על איתור ניירת ומידע הקשורים ללקוח הממתין... כל אלה הם סמנים של איבוד שליטה ואיבוד שליטה בעסק שלך יגרום לאיבוד הכנסה.
עליך לנהל את העסק שלך ביעילות המירבית על מנת להצליח . להלן 10 טיפים שיכולים לעזור לך בניהול אפקטיבי .

שיריון זמן לכל תור
כאשר אנו קובעים תור ללקוח, חשוב לשריין זמן בהתאם למהות הפגישה. שיריון זמן מתאים ימנע הצטברות של "תור" בקליניקה וימנע חוסר שביעות רצון בשל המתנה מרובה. קביעת תורים טלפונית עלולה לגרום לטעויות בשיריון הזמן הנכון . כאשר הלקוח קובע לעצמו תור באינטרנט, או בקליניקה קובעים עבורו באמצעות המערכת הממוחשבת, נבחר סוג הטיפול שאליו הוא קובע תור. דבר זה אוטומטית משריין את הזמן הרצוי לאותו טיפול ומבטיח הפחתת הההמתנה בקליניקה ולקוחות יותר מרוצים.

שיריון זמן ל"לקוחות מועדפים"
בכל עסק יש פעילות שמביאה יותר הכנסה. במקרה של רופא שיניים, למשל: טיפולי שורש. במקרים אחרים אלו "מקרים דחופים" או "לקוחות מועדפים". שריין זמן בלו"ז שלך בבוקר ל"טיפולי שורש" ולא, תמצא את עצמך בסופו של יום עמוס ב"סתימות" קטנות וכשיצלצל הלקוח "המועדף" – כבר לא יהיה לך זמן פנוי לכך והוא עלול לפנות למישהו אחר. "שריון זמן" יתרום להעלאת ההכנסה שלך שכן כך תוכל להבטיח עדיפות לטיפולים המייצרים הכנסה גבוהה..

גישה מהירה לרשומות
אחד הדברים החשובים ביותר בניהול העסק שלך הוא גישה מהירה לרשומות. כאשר לקוח קובע אצלך פגישה, אתה צריך לדעת מי הלקוח, לשם מה הוא צריך לראות אותך ולכמה זמן. גישה ישירה לרשומות של הלקוח שקבע פגישה באמצעות המערכת הממוחשבת תתרום למוכנותך לפגישה ותמנע תופעות "מבישות" בקליניקה כמו: ראית את התיק של...או ידוע לך איפה המסמכים של..?

בטיחות המידע
חשוב לך כי הגישה למידע על לקוחותיך תהיה מוגנת וסגורה בתיקייה נעולה או, לחלופין, מוגנת ע"י סיסמא וגישה מאובטחת, כפי שהיא בתוכנה ניהול ממוחשבת.

שיריון תורים מראש
מה יותר טוב מלקבוע מראש את הביקור הבא בתום הביקור הנוכחי, כשהלקוח נמצא אצלך? אתם חוסכים את שיחות הטלפון וההודעות משני הכיוונים בדרך לקביעת תור וגם מבטיחים שהלקוח לא ישכח לקבוע אותו. כך מובטחת לנו ההכנסה וללקוח מובטח המשך שירות מוסדר. בקביעת תור באמצעות מערכת זימון תורים אינטרנטית תישלח תזכורת אוטומטית לפני הפגישה הבאה וכך הלקוח לא ישכח להגיע לפגישה. איך הגדלנו כך את הכנסתינו? נניח שהלקוח מבקר בקליניקה אחת לחודשיים. אם לא נקבע לו תור מראש, הוא עלול לשכוח ולקבוע שוב תור לאחר חודשיים וחצי או שלושה. כבר בזאת ירד מספר הביקורים שלו בשנה ל-3 או 4 במקום 5! אם תקבע מראש את התור תבטיח את מספר הביקורים מראש וכך שניכם תצאו מורווחים.

הכנה לפגישה
כאשר אתה נפגש עם הלקוח שלך אתה נזקק לא פעם לבדוק נתונים הקשורים להסטוריה הבריאות שלו, לנתונים על בדיקות שעשה ועל אורחות חיים שהוא מנהל. אם זו הפגישה הראשונה שלך עם הלקוח אתה מעיין בטפסים שמילא עוד בטרם הגיע לפגישה, והנה אתה לומד עליו בתוך כמה דקות את רוב המידע שאתה זקוק לו כדי להחליט על הטיפול. חשוב כמה זמן נחסך באופן הזה.

דוחות ומעקבים
חשוב לך לעקוב אחר התפתחות הטיפול בלקוח ולהשוות תוצאות טיפול זה או אחר. באמצעות המערכת הממוחשבת קל מאד להגיע למידע על הטיפולים השונים שניתנו, תוצאותיהם, ההמלצות והשיפורים שניכרו במשך הזמן.

הדפסת מידע
במידה ותחליט, בנוסף לשמור עותק מודפס של כל המידע המצוי במערכת – יש אפשרות להדפיס את שאלוני הלקוח, את סיפורי המפגשים ואת כל ההסטוריה הבריאותית שלו.

שימוש בקליניקה
בקליניקה שיש בה מספר מטפלים ורכז אדמיניסטרטיבי אחד, יכל הרכז באמצעות המערכת הממוחשבת לקבוע תורים עבור כל המטפלים, להדפיס לכל מטפל את הפגישות שלו לאותו יום, לאתר פגישות ולבטל פגישות עבור אותם מטפלים. במקום להחזיק מספר יומנים, לרשום ולמחוק ידנית ולהסתכן בהמון טעויות ובלבולים- הכל נעשה באופן ממוחשב ובטוח.

חתכים שונים של המידע
כבעל עסק שסדר יומו עמוס אתה רוצה לקבל מבט מקיף על הפעילות הממתינה לך לפרק זמן מסויים. על מנת להקל עליך לנהל את סדר היום, מאפשרת לך תוכנת זימון תורים לעיין ביומן הפגישות שלך במספר חתכים: מבט שבועי – מאפשר לראות את כל הפגישות השבוע, מבט יומי – הרחבה של הפגישות לאותו יום, כולל גישה לתיק הלקוח ולמפגשים עמו. מבט חודשי – מבט על כל פעילות החודש, בה מסומנים הימים שיש בהם תורים ופגישות. אם תרצה לארגן לך יום כיף תוכל לראות מתי באותו חודש יש לך יום פנוי.

ללא קשר לסוג הקליניקה שאתה מנהל, חשוב ביותר שתנהל אותה באופן יעיל. אם תיישם את הטכניקות האמורות למעלה, כמעט בודאות תעלה את רמת השירות שאתה נותן, תמצא את עצמך מצליח יותר ואת לקוחותיך מרוצים. תוכנה לזימון תורים וניהול קליניקה באינטרנט היא כלי שעליך להשתמש בו בדרך להצלחה!


דליה טל, כותבת המאמר, היא הבעלים של: http://ClinicaOnline.co.il
אתר אינטרנט, לניהול קליניקה וזימון תורים באינטרנט.